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更精益處理E-mail_精益管理大師_3A精益管理顧問

  能力提升來源:世界經理人博客 日期:2011/3/10

  E-mail越來越與工作密切相關,如何有效利用而不致于被E-mail困擾,成為難題:
  1、每天收到的郵件越來越多,沒有時間打開更不要說回復;
  2、使用郵件發出信息,卻沒有得到及時的回復,空等;
  3、對方發出或自己發出的郵件,卻說沒有收到
  。。。。。。
  大前研一曾經說過這樣一句話:不要讓郵件過夜。認為非常有道理。
  我們可能沒有很多時間去處理郵件,于是在打開郵件后,想著等下再回復,于是等我們再有時間回復時,卻不知道哪些已經回復而哪些未曾回復,于是又需要花費時間再判斷,從精益生產的角度來說,屬于不良返工;
  而有些時候,我們可能有些天很忙,于是沒有去看郵件,等有空再打開時,發現里面堆積如山,更無暇回復,對郵件產生恐懼。而從精益生產的角度來看,屬于批量生產,導致某天需要大量時間和精力去處理,勿忙回復之下質量可想而知;
  而有些時候,我們可能會有點空閑時間,于是不停地刷新回復與接收,想第一時間處理,白浪費時間,從精益的角度來看,屬于等待閑視;
有簽于此,對于郵件,有必要安排一個固定時間去處理,形成習慣之后,別人自然知道在什么時候你有時間去處理,也就是說對你的納期有信心,不會重復發送;而對于自己,也能夠當天處理完成當天事情,今日事今日畢,使處理時間均衡化;另外,固定時間之后,只要一打開郵件就完成處理,那就只需要關注未讀郵件,其余的都是已經處理完成的,而無需再打開浪費動作;也就是說當你沒空時,就不要打開郵件,因為你已經沒有時間處理眼下的工作,再打開郵件接受新的信息,只能讓信息等待,也擾亂自己的心情;將常用人的郵件分類設置,也是個不錯的方法,這樣可以知道哪些需要優先處理,哪些可以延后對待。
  最后,關于無法接收問題,有一個是因為版本問題,也有設置的原因。因此使用通用性軟件/郵箱是個不錯的選擇,不要輕易設置拒絕名單。

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